Saviez-vous qu’il existe différents types de rencontres d’équipe virtuelles? Voici les sept plus communs avec lesquels vous familiariser.

7 TYPES DE RENCONTRES

Suivi (« check-in ») –  À toutes les semaines (30-60 minutes)

Ces rencontres sont particulièrement importantes dans un contexte de travail à distance. Elles s’apparentent à ces rencontres informelles que vous auriez normalement eues autour de la machine à café. L’intention est de faire un suivi pour voir comment se sent un coéquipier ou un employé et de vérifier si sa perception de ses tâches à effectuer est bien alignée. Par exemple, je prévois souvent un temps le lundi matin pour appeler mes collègues afin d’entendre leurs histoires du week-end et pour explorer comment on peut s’entraider dans nos tâches respectives de la semaine.

Rencontre informative – Lorsqu’il y a de l’information à partager (+/- 60 minutes)

L’idée ici est de communiquer l’information de façon claire et précise. Il est important d’accorder du temps pour les questions de clarification. Un bon exemple ici serait les points de presse du premier ministre François Legault pendant la crise de la Covid-19 qui visaient à diffuser de l’information au plus grand nombre. Dans les grandes organisations, l’information envoyée par courriel peut facilement être mal interprétée, c’est pourquoi les rencontres de partage d’information sont clef. Il vaut mieux toujours prévoir presque autant de temps pour les questions de clarification que pour la diffusion d’information.

Rencontre d’idéation – Lorsqu’il faut générer des idées (45-60 minutes)

Dans une rencontre d’idéation, il faut présenter rapidement le contexte, l’enjeu, la problématique ou la grande question, pour ensuite essayer de générer le plus d’idées possible en accueillant les perspectives de tout le monde. C’est contre-intuitif, mais en idéation on dit souvent que c’est la «quantité qui compte et non la qualité». Il existe des outils pour animer de telles rencontres, comme les tableaux blancs interactifs dont je vous parlerai dans une prochaine chronique.

Rencontre décisionnelle – Lorsqu’il faut converger vers un choix clair (+/- 60 minutes)

Souvent planifiées après les rencontres d’idéation, les rencontres décisionnelles permettent de prendre un temps pour discuter des différentes options afin de faire un choix éclairé.

Rencontre de rétroaction – Après avoir complété une action / un projet (30-60 minutes)

Souvent oubliées faute de temps, les rencontres de rétroaction sont essentielles pour l’amélioration en continu de votre entreprise. Elles vous permettent d’explorer ce qui a bien fonctionné, ce qui a moins bien fonctionné et d’apprendre comment mieux aller de l’avant.

Rencontre stratégique – Aux deux à quatre semaines (+/- 2 heures)

Les rencontres stratégiques, souvent négligées elles aussi, permettent de prendre un pas de recul en groupe sur vos actions du quotidien pour vous questionner à plus grande échelle.  Êtes-vous en train d’accomplir votre mission? Devriez-vous vous ajuster aux nouvelles tendances des marchés ? Voyez-vous d’autres occasions à saisir?, etc.

Rencontre de consolidation d’équipe – aux deux à trois semaines  (+/- 60 minutes)

Prendre le temps avec votre équipe d’échanger de manière informelle est essentiel, même en contexte de travail à distance. Les rencontres de consolidation d’équipe (team building) permettent de générer une chimie de groupe et une connexion humaine. Ça peut être aussi simple que de prévoir un temps pour jaser en formule décontractée comme dans un 5 à 7, mais sachez qu’il y a plusieurs facilitateurs qui offrent maintenant des activités de team building à distance. Vous pouvez faire des jeux-questionnaires en ligne avec des plateformes comme Kahoot.it et www.mentimeter.com, ou vous pouvez simplement inviter chacun à partager une histoire, par exemple, d’un point tournant dans leur vie. Vous pouvez aussi trouver d’autres gabarits d’activités en ligne sur les sites comme www.mural.com.

Voir également, How Leaders Can Use Virtual Teambuilding Activities to Boost Company Morale  une entrevue avec Jessica Malz, fondatrice de Inbo, avec qui j’ai eu la chance de collaborer à maintes reprises et qui offre toute une gamme d’activités en ligne.

Évidemment, ce n’est pas une science infuse et il est possible de combiner différents types de rencontres de façon intentionnelle. Or, si vous avez déjà vécu une rencontre décevante, c’est peut-être parce que vous vous attendiez à être écouté (rencontre d’idéation), alors que l’organisateur voulait juste partager de l’information (rencontre informative), sans ouvrir aucun espace pour vos opinions (rencontre de rétroaction)…

Dans le deuxième volet de cette chronique, je vous partagerai 5 astuces pour améliorer vos rencontres virtuelles.