1. Télémarche

Personnellement, au début du confinement, à la fin d’une journée de télétravail devant mon écran d’ordinateur, je finissais les yeux lourds et le cerveau en compote… J’ai donc commencé à faire la majorité de mes rencontres d’équipe au téléphone en marchant dehors. Résultat: je me sentais plus créatif et c’était le jour et la nuit quant à mon niveau d’énergie en fin de journée. Je n’utilise même pas de micro ou de casque d’écoute, mon téléphone me suffit. Osez l’essayer! C’est particulièrement agréable pour les rencontres de suivi et de rétroaction (voir volet 1 de la chronique). Évidemment, évitez de circuler dans les rues où il y a du trafic et faites bien attention aux intersections!

2. Tableau blanc interactif

Avant la pandémie, notre équipe avait l’habitude de toujours se rassembler autour d’un grand tableau blanc pour pouvoir imager nos conversations. Au début du confinement, plusieurs de mes coéquipiers rêvaient de pouvoir se retrouver à nouveau autour d’un tableau à remplir… C’est grâce à leurs commentaires que j’ai été poussé à découvrir des applications qui permettent de faire des tableaux interactifs en ligne (comme www.miro.com ou www.mural.co). Au début, mes coéquipiers étaient un peu réticents, mais avec le temps, nous y avons tous pris goût et les murales nous aident à être plus créatifs et organisés, surtout dans le cadre des rencontres décisionnelles ou d’idéation.

3. Salles de discussion

Si vous faites des rencontres en grand groupe et que votre plateforme de communication le permet, je vous invite fortement à former des salles de discussion virtuelles (breakout rooms). Cette option vous permet de séparer les participants en plus petits groupes de discussion afin que toutes les voix se fassent entendre… Personnellement, j’aime particulièrement lancer une grande question pour ensuite laisser les gens réfléchir deux par deux et revenir en grand groupe pour rassembler toutes les idées. Dans un groupe de deux ou de trois personnes, les participants sont souvent plus ouverts à partager. Très utile pour les rencontres d’idéation, des activités de consolidation d’équipe ou de rétroaction.

4. Les tours de parole

Sans le langage non verbal, c’est souvent difficile de distinguer qui a envie de prendre la parole… Par conséquent, c’est souvent les mêmes personnes qui parlent. Afin de s’assurer que tout le monde puisse partager ses idées, il peut être intéressant de faire un tour de parole pour laisser chacun s’exprimer. Parfois, je lance une grande question à mon équipe, puis je leur donne deux minutes pour y réfléchir, avant de commencer le tour de parole. Je désigne habituellement l’ordre des partages, mais lorsque c’est possible, j’invite le dernier interlocuteur à nommer la prochaine personne qui prendra la parole.

5. Intention

Afin de déterminer le type de rencontre optimal pour vous et quels sont les outils pouvant vous venir en aide, il est important de prendre un temps pour planifier la rencontre en amont. Pour ce faire, il faut se poser les bonnes questions:

❖ Pourquoi faisons-nous cette rencontre?❖ Qui sera présent à la rencontre et pourquoi?❖ Que voulons-nous accomplir ensemble?❖ Comment aimerions-nous ressortir de la rencontre?❖ Comment allons-nous conclure la rencontre afin de clarifier les prochaines actions à prendre?

C’est maintenant à vous de jouer! Plus vous essayerez différents trucs de façon intentionnelle et plus vous serez doués à animer des rencontres productives. Partagez cet article avec vos collègues afin d’aider à stimuler une culture de rencontre productive dans votre organisation!