Évaluer l’état réel de la situation

En temps de crise, il est encore plus important de prendre le temps d’évaluer l’état réel de sa situation financière.  « Il faut se donner le droit de modifier son plan en cours de route, énonce Martine Robillard. Il est judicieux de faire des suivis budgétaires plus serrés et des comparatifs entre l’état de ses opérations en temps réel et les prévisions qu’on s’était fixées ». Avoir une vision claire de ses finances, de ses résultats (positifs ou négatifs), des changements au sein de notre écosystème d’affaires, de ses retours sur investissement, est essentiel quand on est dans le brouillard. L’exercice de se poser pour observer et analyser est une étape cruciale pour s’ajuster au fur et à mesure et pour revoir rapidement sa planification stratégique et son modèle d’affaires.

Revoir le cycle d’exploitation

« Une situation de crise fait ressortir les maillons faibles, les méthodes de travail à mettre au point, les procédures financières à revoir de plus près », observe la conseillère-formatrice de l’École des entrepreneurs du Québec (EEQ). Alors que le carnet de ventes est en berne, le risque de se retrouver en manque de liquidités nécessaires à l’exploitation de l’entreprise est bien présent. « Quand le volume d’affaires baisse, le flux de trésorerie se tarit. Il est vital de bien connaître et modifier ses procédures. Il faut revoir le cycle d’exploitation au complet, par exemple : diminuer le niveau de l’inventaire pour ne pas se retrouver avec du stock payé en dormance qui n’est pas encore encaissé, revoir le délai de recouvrement des comptes clients, qui est généralement de 60 jours, en lien avec celui du paiement des fournisseurs de 30 jours ». Martine Robillard constate que la crise actuelle, bien que difficile à traverser pour les PME, a fait ressortir beaucoup d’empathie et de bienveillance. De nombreux fournisseurs ont pu s’entendre sur de nouveaux délais avec les distributeurs, et vice-versa, afin de calmer un peu le jeu.

Contrôler les coûts fixes

Les entrées et les sorties de fonds sont toujours en mouvement, mais les coûts fixes demeurent. « En période difficile, il convient d’essayer de limiter ceux-ci et, dans la mesure du possible, de les convertir en coûts variables ».  Contrôler les coûts fixes n’est pas un changement facile, ou qui peut s’opérer en un claquement de doigts, prévient Mme Robillard. Il faut être capable de prendre des ententes pour essayer de convertir ses coûts fixes, par exemple son loyer, ses assurances, un service annuel, en fonction de son volume de ventes qui a changé, même temporairement, propose-t-elle. Là encore, clarté et communication sont de mise.

Faire plusieurs scénarios

La flexibilité est la carte atout, surtout quand la relance tarde à venir. Établir plusieurs scénarios à court, voire très court mais aussi à moyen terme, en intégrant les variables liées à l’incertitude, permet de s’ajuster et de faire pivoter son modèle d’affaires. « Il y a eu beaucoup d’entreprises qui ont pivoté, et je dirais même virevolté!, illustre la conseillère. Celles qui ont su établir clairement leurs prévisions financières autour de leur pivot ont, en général, mieux rentabilisé leur virage ». Il s’agit d’avoir une gestion agile, qui vise non pas le suivi strict du plan A, mais qui l’adapte en chemin, tout en conservant sa raison d’être. Loin de paralyser à l’action, l’analyse de plusieurs cas de figure permet d’évaluer les risques de toutes les options possibles ainsi que les occasions du marché à saisir. Savoir intégrer de façon réfléchie l’incertitude dans la prise de décisions donne la flexibilité nécessaire aux entrepreneurs pour continuer d’avancer.

S’appuyer sur l’outil Previsio pour y voir clair

L’outil de planification financière Previsio, développé par l’EEQ, donne une vue d’ensemble de sa situation financière en temps réel afin de pouvoir prendre des décisions éclairées en période d’incertitude. La plateforme élabore des rapports professionnels clairs, permettant plus d’autonomie et de contrôle sur la gestion de ses affaires. En suivant de près ses états financiers prévisionnels, l’entrepreneur sera capable d’évaluer quelles activités sont plus rentables, et lesquelles sont plus risquées compte tenu des circonstances. Les rapports sont accompagnés de conseils et d’explications utiles. Le logiciel permet d’identifier aisément les coûts variables des coûts fixes. Il est également possible d’enregistrer des scénarios sur du court terme, au mois près, ou d’aller jusqu’à 36 mois, et ce, de façon tout à fait confidentielle et gratuite.

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